近年來，隨著出國留學、涉外業(yè)務往來等事務的日益增多，出生醫(yī)學證明檔案的利用率越來越高。為加強民生檔案信息資源管理，拓寬檔案工作服務領域，積極為群眾提供全方位服務，去年以來，市檔案局對我市嬰兒出生醫(yī)學證明檔案管理工作進行了調研摸底和指導服務。市屬各大醫(yī)院通過市檔案局印制的《濟南市出生醫(yī)學證明檔案情況調查表》，對出生醫(yī)學證明檔案形成部門，檔案內容、數(shù)量，保管條件、查閱方法以及保管利用中存在的主要問題等進行了反饋。市檔案局工作人員也分別到濟南市婦幼保健院、市第三人民醫(yī)院等處進行了現(xiàn)場調研和指導，查看了檔案整理和保管情況，與管理人員探討了檔案整理模式及下一步保管、利用的改進措施。調研結果顯示，所有醫(yī)院基本上都涉及到出生醫(yī)學證明檔案工作，有的數(shù)量較大，如市婦幼保健院一年新生兒有7000多人。計劃生育工作是一項基本國策，國家對嬰兒出生的控制和出生證明的管理有一套嚴格的程序，因此，嬰兒出生醫(yī)學證明檔案形成過程的控制措施比較到位，形成的檔案齊全、完整，內容和格式統(tǒng)一。但是，大部分醫(yī)院的出生醫(yī)學證明檔案都在門診部或婦產科等業(yè)務部門保管，沒有納入到綜合檔案室統(tǒng)一保管，保管條件和查閱利用都不符合規(guī)范化要求，特別是隨著全市每年6萬多新生嬰兒出生醫(yī)學證明檔案的產生，這一問題更加顯見。為此，市檔案局在指導調研過程中，要求有關醫(yī)院加強對這部分檔案的管理，將出生醫(yī)學證明檔案整理裝訂、編寫檢索工具后上交綜合檔案室統(tǒng)一管理，以確保醫(yī)學證明檔案的齊全完整和有效利用。